Czy inwentaryzację można przeprowadzić elektronicznie? Tak. Wyniki spisu można rejestrować w urządzeniu mobilnym i dokumentować elektronicznie. Czytnik nie zmienia jednak istoty spisu z natury: trzeba sprawdzić, jakie składniki rzeczywiście znajdują się w danym miejscu, ustalić ich ilość i zachować wiarygodny zapis wyniku. Samo pobranie stanów z programu magazynowego nie wystarczy. Ustawa o rachunkowości wymaga ustalenia ilości z natury, wyceny oraz porównania wyniku z księgami, a także udokumentowania inwentaryzacji.
Zacznij od pola spisowego, nie od aplikacji
Najpierw ustal, gdzie zaczyna się i kończy spisany obszar. Można wyznaczyć osobne pola dla magazynu, zaplecza sklepu czy części hali, a większą przestrzeń podzielić na oznaczone regały lub sektory. Każdemu polu przypisz zespół i określ kolejność przechodzenia między miejscami składowania. Dzięki temu łatwiej zauważyć pominiętą półkę albo zapobiec policzeniu tego samego zapasu przez dwa zespoły. Takie przygotowanie pól opisuje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczące spisu zapasów.
Przed rozpoczęciem liczenia uporządkuj składniki: oddziel różne asortymenty, wydziel rzeczy należące do innych podmiotów i oznacz zapasy uszkodzone lub niepełnowartościowe. Sprawdź też, jak będą dokumentowane przyjęcia i wydania podczas spisu. Jeśli ruchu nie da się wstrzymać, musi być jasne, czy dana rzecz trafiła na pole przed policzeniem, czy już po nim.
Przygotuj oznaczenia, które czytnik rozpozna
Jeżeli spis ma odbywać się przez skanowanie kodów, oznaczenia trzeba przygotować wcześniej. Sprawdź, czy kod prowadzi do właściwej pozycji w systemie, czy jest czytelny oraz czy jednostka miary w urządzeniu odpowiada tej używanej w ewidencji. W przypadku sprzętu identyfikowanego pojedynczo praktycznym rozwiązaniem może być naklejka z unikalnym numerem na każdym urządzeniu. Przy zapasach powtarzalnych kod może identyfikować asortyment, ale nie mówi jeszcze, ile sztuk znajduje się na półce. Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje uprzednie oznaczenie zapasów jako warunek spisu prowadzonego za pomocą skanerów. Nie oznacza to ustawowego obowiązku oklejania każdego składnika naklejką: naklejka jest jednym ze sposobów identyfikacji przy wybranej metodzie pracy.
Wyobraźmy sobie pracownię wykonującą oznakowania wystawowe. Przed spisem oznaczono kodami urządzenia ujęte jako środki trwałe, a regały z materiałami podzielono na pola. Zespół odnajduje każde urządzenie i sprawdza jego oznaczenie, zamiast potwierdzać wyłącznie pozycję na liście. Przy rolkach folii skanuje natomiast rodzaj materiału, po czym ustala rzeczywistą ilość odpowiednią metodą pomiaru. Skanowanie identyfikuje składnik; nie mierzy za człowieka długości rolki ani nie ocenia jej stanu. Stanowisko KSR dotyczące czytników odnosi się wprost do zapasów.
Podczas spisu sprawdzaj także to, czego system nie przewidział
Przechodź przez pole spisowe w ustalonej kolejności. Po zeskanowaniu porównaj opis na ekranie z oglądanym składnikiem i zapisz ilość stwierdzoną podczas spisu, a nie podpowiedź z ewidencji. Dla rzeczy bez kodu lub z kodem nierozpoznanym przygotuj sposób ręcznego ujęcia. Oznaczaj miejsca już policzone i wyjaśniaj powtórne odczyty, zamiast automatycznie je usuwać. Stanowisko KSR wskazuje, że wyniki spisu obejmują również składniki nieujęte w bazie skanera, a zespołowi spisowemu nie należy udostępniać stanów ewidencyjnych w trakcie liczenia.
Na końcu sprawdź, czy wyniki ze wszystkich urządzeń trafiły do zestawienia, zamknij dokumentację i zachowaj możliwość ustalenia, kto wprowadził lub zmienił zapis. Dopiero potem porównuj ustalony stan z ewidencją i wyjaśniaj różnice. Elektroniczne dokumenty spisowe powinny pozostać czytelne, kompletne i zabezpieczone przed nieuprawnioną zmianą; przy księgach rachunkowych dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci.
Ważne rozróżnienie: jeśli chodzi o spis do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakres remanentu określa odrębne rozporządzenie. Wymienia ono określone zapasy, a nie środki trwałe; wymaga też m.in. danych o ilości, wycenie, klauzuli zakończenia spisu i podpisu właściciela lub wspólników. Użycie aplikacji nie usuwa tych wymagań.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak Księgoboty mogą wspierać codzienną pracę przy zagadnieniach takich jak inwentaryzacja, przetestuj je po rejestracji na ksiegoboty.pl. Dostępny jest 14-dniowy bezpłatny okres testowy.
