PPK: spóźnione zgłoszenie pracownika

Skąd bierze się problem

Pracownik wraca z urlopu rodzicielskiego. Przez kilka miesięcy nie figuruje w kadrowej “ściągawce” aktywnych etatów. Biuro rachunkowe pilnuje terminów na bieżące wynagrodzenia, ale nikt nie weryfikuje, czy ten konkretny pracownik już “odkręcił” swój licznik trzymiesięcznego okresu zatrudnienia wymaganego przez ustawę o PPK. 

W miesiącu, kiedy powinien zostać zapisany - nie zostaje.

Albo inny scenariusz: nowa firma przejmuje pracowników od poprzedniego pracodawcy w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy. Przejście jest płynne, ale umowa o prowadzenie PPK dla przejętych pracowników nie zostaje zawarta przez nowy podmiot zatrudniający. Upływa miesiąc, dwa, trzy.

Oba przypadki prowadzą do tego samego miejsca: podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku ustawowego, a z każdym wypłaconym wynagrodzeniem bez naliczenia wpłat PPK problem narasta.

Dwa poziomy obowiązku - dwie różne ścieżki naprawy

Zanim wejdziemy w szczegóły procedury, trzeba precyzyjnie ustalić, na którym poziomie doszło do naruszenia. To rozróżnienie determinuje zarówno zakres działań naprawczych, jak i ryzyko sankcyjne.

Poziom 1: brak umowy o zarządzanie PPK
Podmiot zatrudniający nie zawarł w ogóle umowy z instytucją finansową. Nie ma możliwości zapisania żadnego pracownika - sama infrastruktura PPK w firmie nie istnieje. Naruszenie dotyczy art. 7 i art. 8 ustawy o PPK.

Poziom 2: umowa o zarządzanie jest, ale konkretny pracownik nie został zapisany
To częstszy przypadek w praktyce biur rachunkowych. Podmiot posiada umowę o zarządzanie z instytucją finansową, odprowadza wpłaty za innych uczestników, ale jeden lub kilku pracowników “wypadło” z procesu zgłoszeniowego. Naruszenie dotyczy przede wszystkim art. 16 i art. 17 ustawy o PPK.

W niniejszym artykule skupiam się na Poziomie 2.

Zanim cokolwiek naprawisz - sprawdź, czy obowiązek w ogóle istniał

Krok zerowy, który bywa pomijany: weryfikacja, czy pracownik w danym okresie podlegał obowiązkowi uczestnictwa w PPK.

Ustawa o PPK różnicuje zasady przystępowania w zależności od wieku osoby zatrudnionej:

• osoby między 18. a 55. rokiem życia są obejmowane PPK automatycznie, 

• osoby między 55. a 70. rokiem życia (art. 15 ust. 2 ustawy o PPK) przystępują wyłącznie na własny wniosek - bez złożenia wniosku podmiot zatrudniający nie zawiera umowy o prowadzenie, 

• osoby po ukończeniu 70. roku życia (art. 15 ust. 3 ustawy o PPK) są wyłączone z systemu PPK.

Do kręgu “osób zatrudnionych” w rozumieniu ustawy zalicza się nie tylko pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, ale również - między innymi - osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, jeżeli z tego tytułu podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym i umowy zlecenia i ich skutki składkowe.

Dopiero po potwierdzeniu, że pracownik podlegał obowiązkowi i nie złożył rezygnacji (o czym niżej), przystępujemy do procedury naprawczej. Więcej o tym przeczytasz w artykule: zasady podlegania PPK, możliwości rezygnacji i grożące kary.

Termin ustawowy - okno, nie punkt

Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o PPK podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia - chyba że osoba zatrudniona złożyła deklarację rezygnacji albo przestała być osobą zatrudnioną.

Dwa elementy, które generują w praktyce najwięcej pomyłek: 

• 14 dni wyznacza najwcześniejszy moment zawarcia umowy - nie jest to okno elastycznego wyboru terminu, lecz ustawowy zakaz zbyt wczesnego zawarcia umowy. Zamknięcie okna następuje 10. dnia miesiąca po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny staż. 

• Liczenie okresu zatrudnienia - reguły z art. 16 ust. 2. Do trzymiesięcznego stażu wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy u tego samego podmiotu zatrudniającego. Wlicza się też okresy u innych podmiotów, jeżeli aktualny pracodawca jest następcą prawnym w rozumieniu odrębnych przepisów.

Przykład: Karolina pracowała w “Beta Sp. z o.o.” od 1 kwietnia 2025 do 30 czerwca 2025 (3 miesiące), następnie rozwiązano umowę. 1 listopada 2025 wróciła do tej samej spółki na nową umowę. Przerwa wynosiła 4 miesiące - poprzedni okres mieści się w oknie 12 miesięcy. Przy założeniu, że wcześniejszy staż spełnia kryterium 3 miesięcy zatrudnienia w rozumieniu ustawy, umowę o prowadzenie PPK należało zawrzeć do 10 grudnia 2025. Gdyby przerwa wynosiła 13 miesięcy - poprzedni okres nie byłby wliczany i licznik biegłby od nowa.

Uwaga dotycząca przejęć z art. 23¹ KP: ustawa o PPK wlicza do stażu okresy zatrudnienia u podmiotów, w stosunku do których aktualny pracodawca jest następcą prawnym. 

W praktyce nie każde przejście pracowników automatycznie spełnia ten warunek - należy ocenić, czy w danym przypadku zachodzi następstwo prawne w rozumieniu art. 16 ust. 2.

Co mówi art. 17 - fikcja prawna i jej praktyczne skutki

Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w terminie, z mocy prawa - pierwszego dnia po upływie tego terminu - powstaje stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucjami finansowymi, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK (art. 17 ustawy o PPK).

Ta fikcja prawna chroni uczestnika przed biernością pracodawcy i rozstrzyga kwestię stosunku prawnego. Nie rozwiązuje natomiast problemu operacyjnego: 

• instytucja finansowa nie wie o istnieniu uczestnika, 

• brak konta, na które miałyby trafić wpłaty, 

• brak naliczeń w listach płac za minione miesiące, 

• brak dokumentacji.

Prawo powiada “umowa istnieje” - lecz system kadrowo-płacowy tego nie odnotował. Działanie naprawcze musi nadrobić tę lukę.

Procedura naprawcza krok po kroku

Krok 1: Ustal dokładną datę naruszenia
Wylicz, od kiedy pracownik powinien być uczestnikiem PPK, stosując reguły z art. 16 ust. 1 i 2 - z uwzględnieniem zakazu zawarcia przed upływem 14 dni, trzymiesięcznego okresu oraz zasad wliczania poprzednich zatrudnień w tym samym podmiocie w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Ta data jest punktem odniesienia dla całej procedury naprawczej.

Krok 2: Sprawdź, czy pracownik złożył deklarację rezygnacji
Przed przystąpieniem do naprawy upewnij się, że rezygnacja nie była złożona - lub że złożona wcześniej deklaracja nie uległa “resetowi” wskutek autozapisu. 

Autozapis przeprowadzany jest co 4 lata: pracownicy, którzy złożyli deklarację rezygnacji, są automatycznie ponownie zapisywani, chyba że złożą nową deklarację w przewidzianym ustawą terminie. Jeżeli pracownik po autozapisie nie złożył nowej rezygnacji, powinien być uczestnikiem od daty autozapisu - niezależnie od wcześniejszej rezygnacji.

Brak dokumentacji rezygnacji po stronie podmiotu zatrudniającego to błąd leżący po stronie pracodawcy - nie po stronie pracownika.

Krok 3: Zawrzyj umowę o prowadzenie PPK niezwłocznie
Mimo że art. 17 sankcjonuje powstanie stosunku prawnego z mocy prawa, konieczne jest formalne dopełnienie obowiązku wobec instytucji finansowej - złożenie dyspozycji zawarcia umowy i udostępnienie danych uczestnika. Instytucja otworzy rachunek PPK.

Uwaga praktyczna: część instytucji finansowych pozwala wskazać datę zawarcia umowy odpowiadającą dacie z art. 17 (pierwszego dnia po upływie terminu). Warto to ustalić bezpośrednio z instytucją przed przystąpieniem do korygowania list płac.

Krok 4: Przelicz zaległe wpłaty i sporządź korektę list płac
Zaległe wpłaty obejmują: 

• wpłatę podstawową finansowaną przez podmiot zatrudniający, 

• wpłatę podstawową finansowaną przez uczestnika.

Przy korekcie historycznych miesięcy należy ustalić podstawę wymiaru (wynagrodzenie z danego miesiąca) i zastosować obowiązujące w tym czasie stawki wpłat.

Czy można potrącić zaległą część pracowniczą z bieżącego wynagrodzenia?
Nie - bez zgody pracownika. Art. 87 Kodeksu pracy określa enumeratywnie należności, które mogą być potrącane bez zgody pracownika. 

Zaległe wpłaty PPK w tej liście się nie mieszczą. Możliwości są dwie: 

• uzyskanie pisemnej zgody pracownika na potrącenie zaległości (jednorazowo lub ratalnie), 

• pokrycie całej zaległości przez podmiot zatrudniający - wówczas jednak wartość przejętej przez pracodawcę części pracowniczej może stanowić dla pracownika przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Każda z tych ścieżek wymaga analizy indywidualnego przypadku. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający odprowadza się bezwarunkowo. 

Z perspektywy kosztów podatkowych: zarówno na gruncie PIT (art. 22 ust. 6bc i art. 23 ust. 1 pkt 55aa ustawy o PIT), jak i CIT (art. 15 ust. 4ga i art. 16 ust. 1 pkt 57aa ustawy o CIT) - wpłaty do PPK w części finansowanej przez podmiot zatrudniający stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, wyłącznie jeżeli zostały odprowadzone w ustawowym terminie. W przypadku naruszenia terminu stają się kosztem dopiero w dacie faktycznej zapłaty. Więcej na temat potrąceń: skomplikowane potrącenia z wynagrodzenia.

Krok 5: Odprowadź zaległe wpłaty do instytucji finansowej
Wpłaty przekazuje się zgodnie z trybem przewidzianym przez instytucję finansową. 

Warto z wyprzedzeniem ustalić, jak dana instytucja obsługuje wpłaty historyczne - czy wymagany jest odrębny formularz, specjalny identyfikator okresu, czy wystarczy przelew na bieżące dane rachunku uczestnika. Sposób obsługi wpłat zaległych bywa różny zależnie od instytucji.

Krok 6: Rozważ konsekwencje na gruncie ZUS i PIT
Jeżeli zmieniana jest treść historycznych list płac (korekta podstawy naliczeń składek lub zaliczki na podatek), może być konieczna korekta dokumentów rozliczeniowych ZUS (RCA) oraz skorygowanie zaliczek podatkowych za poprzednie miesiące. Zakres tej korekty zależy od przyjętego sposobu pokrycia zaległej części pracowniczej i wymaga indywidualnej analizy. Sprawdź także: składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Krok 7: Udokumentuj całą procedurę
Ustawa o PPK w art. 107 pkt 4 penalizuje brak dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK. W aktach pracownika i dokumentacji PPK powinny znaleźć się: notatka służbowa z uzasadnieniem zaistniałego uchybienia, harmonogram korekt, pisemna zgoda pracownika (jeżeli wyrażona), potwierdzenia dyspozycji do instytucji finansowej oraz dowody przelewów.

Trzy reżimy sankcji - który dotyczy Twojej sytuacji

Ustawa o PPK przewiduje odrębne podstawy odpowiedzialności za wykroczenia, zależnie od rodzaju naruszenia: 

• Art. 106: kara grzywny do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu w roku obrotowym poprzedzającym czyn - za brak umowy o zarządzanie PPK w terminie. 

• Art. 107: kara grzywny od 1000 zł do 1 000 000 zł - za brak umowy o prowadzenie PPK w terminie, brak wpłat, niezgłaszanie wymaganych danych lub zgłaszanie danych nieprawdziwych, a także brak dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat. 

• Art. 108: kara grzywny do 1,5% funduszu wynagrodzeń - za nakłanianie osoby zatrudnionej lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Dla biur rachunkowych istotne jest pytanie o zakres własnej odpowiedzialności: 

ustawa posługuje się pojęciem “osoby obowiązanej do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego”. Jeżeli umowa z klientem obejmuje obsługę PPK - w tym pilnowanie terminów zgłoszeń - zakres ten może dotknąć biuro. Wewnętrzna procedura weryfikacji terminów PPK powinna być udokumentowana po stronie biura.

Wezwanie PFR - nowy tryb od 2026 roku

Na mocy ustawy z dnia 29 maja 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 989) zmianie uległ tryb, w jakim Polski Fundusz Rozwoju wzywa podmioty zatrudniające do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. W nowym brzmieniu art. 8 ust. 5 ustawy o PPK PFR wzywa podmiot zatrudniający za pomocą profilu informacyjnego ZUS (nie - jak dotychczas - w formie pisemnej z potwierdzeniem odbioru). ZUS udostępnia wezwanie na profilu informacyjnym podmiotu nie wcześniej niż po upływie 14 dni roboczych od jego otrzymania (art. 8 ust. 5ac ustawy o PPK).

Skuteczność doręczenia wezwania następuje (art. 8 ust. 5ad ustawy o PPK): 

• w dniu odbioru przez podmiot zatrudniający na profilu informacyjnym ZUS, 

• po upływie 14 dni kalendarzowych od dnia udostępnienia wezwania na profilu - w przypadku nieodebrania.

Uwaga - kluczowe rozróżnienie terminów: Ustawa posługuje się dwoma różnymi pojęciami, które mają odmienne skutki praktyczne: 

• 14 dni roboczych - to minimalny czas, jaki musi upłynąć od momentu przekazania wezwania do PFR, zanim ZUS w ogóle udostępni je na profilu informacyjnym podmiotu (art. 8 ust. 5ac). Przeoczenie wezwania widniejącego na profilu przez ten czas nie powoduje jeszcze skutku doręczenia. 

• 14 dni kalendarzowych - to termin, po którym wezwanie udostępnione na profilu uważa się za skutecznie doręczone, nawet jeśli podmiot go nie odebrał (art. 8 ust. 5ad pkt 2). Od tej chwili biegnie termin 30 dni na zawarcie umowy.

W praktyce: podmiot może mieć do czynienia z wezwaniem przez łącznie nawet kilka tygodni zanim nastąpi fikcja doręczenia - ale nie może powoływać się na brak odbioru jako argument w postępowaniu.

Po skutecznym doręczeniu wezwania podmiot ma 30 dni na zawarcie umowy z wyznaczoną instytucją albo przekazanie do PFR informacji o zawarciu umowy z inną instytucją finansową.

Wezwanie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną PFR (art. 8 ust. 5aa ustawy o PPK).

Konsekwencja dla biur rachunkowych: przeoczenie wezwania widniejącego na profilu ZUS klienta nie będzie skutecznym argumentem w postępowaniu. Warto upewnić się, że klienci regularnie monitorują profil informacyjny ZUS lub powierzyć ten monitoring biuru w umowie. Przeczytaj także: terminy i obowiązki przedsiębiorcy.

Checklista naprawcza - PPK, brak zgłoszenia pracownika

Na zakończenie: lepiej zapobiegać

Opisana procedura naprawcza działa - ale jest czasochłonna, wymaga uzgodnień z pracownikiem i instytucją finansową, korekt dokumentacji i naraża podmiot na ryzyko odpowiedzialności z art. 107. Zdecydowanie korzystniejszy jest mechanizm prewencyjny.

Dla biur rachunkowych wartościowym rozwiązaniem jest wbudowanie w system kadrowy automatycznego alertu generowanego co najmniej 14 dni przed upływem terminu zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla każdego nowego pracownika. Comiesięczna weryfikacja listy “wchodzących w okno PPK” to koszt kilku minut - naprawa skutków po fakcie kosztuje nieporównywalnie więcej. Warto też znać zasady zbieg tytułów do ubezpieczeń przy łączeniu etatu ze zleceniem.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że terminy zgłoszeń PPK i weryfikacje statusu pracowników są zawsze pilnowane, rozważ przetestowanie Księgobotów. To rozwiązanie pozwala usprawnić kontrolę nad najważniejszymi procedurami kadrowo-płacowymi. Przez 14 dni możesz korzystać bezpłatnie z pełnej funkcjonalności po rejestracji na ksiegoboty.pl. Bez zobowiązań sprawdź w praktyce, jak automatyzacja pomaga w codziennej pracy biura rachunkowego.