Zatrudnienie cudzoziemców z Ukrainy, Gruzji i Indii w Polsce

Kompletny przewodnik dla biur rachunkowych

Rok 2025 i 2026 przyniosły lawinę zmian w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Nowa ustawa, wygaszenie rozwiązań specustawy ukraińskiej, zakaz pracy bezwizowej dla obywateli Gruzji - biura rachunkowe muszą dziś sprawnie poruszać się w gąszczu przepisów obejmujących pracowników z kilkudziesięciu krajów. 

Skupimy się na trzech kierunkach, które generują dziś największą liczbę pytań: Ukraina, Gruzja i Indie.

Każda z tych trzech narodowości wymaga dziś innego podejścia - zarówno od strony legalizacji pracy i pobytu, jak i rozliczeń ZUS oraz PIT. Pomyłka w jednym z tych obszarów może kosztować pracodawcę nawet 50 000 zł kary.

Nowe fundamenty prawne: ustawa z 20 marca 2025 r.

Zanim przejdziemy do specyfiki każdego kraju, zatrzymajmy się przy fundamencie, który od 1 czerwca 2025 r. reguluje zatrudnianie wszystkich cudzoziemców spoza UE/EOG.

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) zastąpiła przepisy rozdziału 16 ustawy o promocji zatrudnienia. Trzy kluczowe zmiany, które dotyczą każdego pracodawcy:

• Elektronizacja procesów - wszystkie wnioski o zezwolenie na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy i powiadomienia składa się przez portal praca.gov.pl. Dotyczy to składania wniosków o zezwolenie na pracę, zgłaszania oświadczeń o powierzeniu pracy oraz przesyłania wymaganych dokumentów i załączników do wniosków.

• Likwidacja testu rynku pracy - koniec z uzyskiwaniem “informacji starosty”. Pracodawca nie musi już udowadniać, że nie znalazł pracownika wśród Polaków. Uwaga: w przypadku pogorszenia się sytuacji na lokalnym rynku pracy starosta może wprowadzić listę zawodów niedostępnych dla cudzoziemców lub limity zatrudnienia.

• Nowe obowiązki informacyjne - przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca pracodawca musi przesłać do organu kopię zawartej umowy (przez praca.gov.pl). Pracodawca musi też informować o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Niewywiązanie się grozi grzywną do 5 000 zł.

Nowe przesłanki odmowy zezwolenia na pracę: organ odmówi m.in. gdy cudzoziemiec wcześniej nie podjął pracy mimo przyjazdu, pracodawca utrudniał kontrole, firma nie odprowadzała składek lub podatków, planowany wymiar czasu pracy to mniej niż 1/4 etatu, lub zatrudnienie ma się rozpocząć później niż 12 miesięcy od wydania zezwolenia (lub 6 miesięcy od wpisu oświadczenia).

Ważne - ograniczenia dotyczące wiz

Na podstawie nowej ustawy osoby przebywające w Polsce na podstawie wiz wydanych przez inne państwa strefy Schengen lub w celach turystycznych, zdrowotnych, edukacyjnych (poza studiami), odwiedzin, udziału w wydarzeniach kulturalnych/sportowych, tranzytu, działalności humanitarnej lub religijnej nie mogą podejmować pracy. Jednocześnie cudzoziemcy przebywający na podstawie wiz turystycznych, wizyt rodzinnych i szeregu innych kategorii nie mogą też składać wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Przy zatrudnianiu cudzoziemców warto na bieżąco śledzić najnowsze zmiany w klasyfikacji wizowych, szczególnie w kontekście uprawnień do podjęcia pracy oraz możliwości składania wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Przykład z praktyki:
Firma produkcyjna z Wrocławia uzyskała w lipcu 2025 r. zezwolenie na pracę dla obywatela Indii. Dwa dni przed datą zatrudnienia przesłała przez praca.gov.pl kopię umowy o pracę. Bez tego kroku pracodawca naraziłby się na grzywnę - nowy obowiązek, który przed czerwcem 2025 r. po prostu nie istniał.

UKRAINA - nowe zasady po 5 marca 2026 r.

Co się zmieniło i dlaczego

4 marca 2026 r. utraciło moc wiele rozwiązań z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (tzw. specustawy ukraińskiej) dotyczących pobytu i pracy. Nie oznacza to jednak, że Ukraińcy muszą teraz przechodzić pełną procedurę jak obywatele innych krajów trzecich.

5 marca 2026 r. weszła w życie ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 203)  i to ona definiuje aktualne zasady. Ustawa ta znowelizowała szereg aktów, w tym ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (dodała art. 5a).

Ochrona czasowa (status UKR) - nadal obowiązuje

Ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z wojną, pozostaje ważna do 4 marca 2027 r. na mocy decyzji wykonawczej Rady UE przedłużającej ochronę czasową (dyrektywa 2001/55/WE). Podstawę pobytu na terytorium RP stanowią przepisy krajowe implementujące tę decyzję.

Uwaga: Termin ten może ulec zmianie w drodze kolejnej decyzji Rady UE - każdorazowo należy potwierdzić aktualny okres ochrony czasowej.

Kiedy ochrona czasowa wygasa przedwcześnie? Np. gdy cudzoziemiec opuści Polskę na ponad 30 dni, złoży zrzeczenie w organie gminy, uzyska zezwolenie na pobyt stały lub czasowy, złoży wniosek o ochronę międzynarodową.

Jak wygląda zatrudnienie Ukraińca po 5 marca 2026 r.?

Zgodnie z art. 5a ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy korzystającego z ochrony czasowej musi złożyć powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do powiatowego urzędu pracy – przez portal praca.gov.pl.

Terminy i obowiązki: 

• Powiadomienie – w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca 

• Ponowne powiadomienie – w ciągu 7 dni przy: zmianie rodzaju umowy, zmianie stanowiska lub rodzaju pracy, zmniejszeniu wymiaru czasu pracy, obniżeniu wynagrodzenia 

• Właściwość PUP: według siedziby lub miejsca stałego pobytu pracodawcy

Przepisy przejściowe – dwie kluczowe reguły

Jeśli powiadomienie złożono przed 5 marca 2026 r. na zasadach specustawy ukraińskiej,  praca może być kontynuowana bez nowego powiadomienia. Stare powiadomienie pozostaje w mocy na podstawie przepisów przejściowych. Wszyscy legalnie przebywający w Polsce Ukraińcy mają 3 lata od 5.03.2026 r. do 5.03.2029 r. na pracę w systemie powiadomień z art. 5a ustawy o warunkach dopuszczalności.

Kontynuacja:
Pani Olena pracuje jako asystentka w biurze rachunkowym od marca 2023 r. na podstawie powiadomienia złożonego przez pracodawcę przed 5 marca 2026 r. Po tej dacie jej zatrudnienie jest kontynuowane bez żadnych dodatkowych formalności - stare powiadomienie pozostaje w mocy na podstawie przepisów przejściowych.

Nowe zatrudnienie:
Pan Mykola przybył do Polski w sierpniu 2025 r., uzyskał PESEL ze statusem UKR i w październiku 2026 r. szuka pierwszej pracy. Pracodawca (firma IT z Krakowa) składa powiadomienie przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od pierwszego dnia pracy. Mykola może legalnie pracować - ochrona czasowa jest aktywna do 4 marca 2027 r.

Dokumenty do weryfikacji przy zatrudnieniu Ukraińca: 

• Dokument tożsamości (paszport lub dowód ukraiński) 

• Potwierdzenie statusu UKR (numer PESEL ze statusem UKR) 

• Weryfikacja ciągłości ochrony czasowej (brak dłuższej nieobecności w Polsce ponad 30 dni, brak złożenia wniosku o ochronę międzynarodową)

GRUZJA - rewolucja od 22 sierpnia 2026 r.

Koniec pracy w ramach ruchu bezwizowego

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2026 r. w sprawie wykazu państw, których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy podczas pobytu w Polsce w ramach ruchu bezwizowego przyniosło radykalną zmianę dla obywateli Gruzji (a także Kolumbii i Wenezueli) (Dz.U. 2026 poz. 1072).

Od 22 sierpnia 2026 r.: Obywatel Gruzji przebywający w Polsce wyłącznie w ramach ruchu bezwizowego nie może podjąć pracy - nawet jeśli posiada ważne zezwolenie na pracę. Ograniczenie dotyczy tytułu pobytowego, nie samego obywatelstwa. Samo zezwolenie już nie wystarcza.

Do zatrudnienia wymagany jest teraz tytuł pobytowy inny niż ruch bezwizowy np. odpowiednia wiza (krajowa lub Schengen z prawem do pracy) lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Przepisy przejściowe dla Gruzinów

Jeśli obywatel Gruzji rozpoczął pracę przed 22 sierpnia 2026 r. na podstawie ważnego zezwolenia na pracę podczas pobytu bezwizowego - może kontynuować zatrudnienie do końca aktualnego okresu legalnego pobytu bezwizowego. Po upływie tego okresu musi uregulować swój status pobytowy.

Wyjątki - ograniczenie nie dotyczy obywateli Gruzji, którzy korzystają ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, np.:

• posiadacze Karty Polaka

• osoby z zezwoleniem na pobyt stały lub zezwoleniem rezydenta długoterminowego UE

• absolwenci polskich uczelni korzystający ze zwolnienia

Przykład z praktyki:
Firma budowlana z Gdańska zatrudniła w czerwcu 2026 r. pana Giorgiego z Gruzji - miał ważne zezwolenie na pracę typ A i przebywał bezwizowo. Zatrudnienie było legalne do 22 sierpnia 2026 r. Praca Giorgiego była kontynuowana do końca 90-dniowego okresu bezwizowego na podstawie przepisów przejściowych. W październiku 2026 r. Giorgi wrócił do Gruzji i ubiega się o odpowiedni tytuł pobytowy uprawniający do pracy w Polsce. Pracodawca musi poczekać.

Uwaga dla biur rachunkowych: Już dziś warto sprawdzić dokumenty pobytowe wszystkich pracowników z Gruzji (i Kolumbii, Wenezueli) zatrudnionych przez klientów. Jeśli pracownik przebywa na podstawie ruchu bezwizowego po wygaśnięciu okresu przejściowego - pracodawca ryzykuje odpowiedzialność za nielegalne powierzenie pracy (grzywna od 3 000 do 50 000 zł).

Procedura dla nowego pracownika z Gruzji (od 22.08.2026)

Złożenie wniosku o zezwolenie na pracę typ A do właściwego wojewody (przez praca.gov.pl). Bez testu rynku pracy.

Po uzyskaniu zezwolenia cudzoziemiec ubiega się o właściwy tytuł pobytowy uprawniający do pracy (wiza lub zezwolenie pobytowe) w konsulacie RP lub organie właściwym.

Wjazd do Polski na podstawie właściwego tytułu pobytowego.

Pracodawca przesyła kopię umowy przez praca.gov.pl przed datą zatrudnienia.

Pracodawca zgłasza podjęcie lub niepodjęcie pracy przez cudzoziemca w wymaganym terminie.

INDIE - pełna procedura dla krajów trzecich

Indie to przypadek „klasyczny” - żadnych specjalnych regulacji, zastosowanie ma ogólna procedura dla krajów trzecich z ustawy z 20 marca 2025 r. To jednak nie znaczy „łatwizna” - zwłaszcza że czas oczekiwania na wizę i zezwolenie potrafi zaskoczyć planowanie w firmie.

Ścieżka legalizacji pracy – najczęstszy model

Obywatel Indii nie korzysta z ruchu bezwizowego - wjazd do Polski bez odpowiedniego dokumentu pobytowego jest niemożliwy. Zgodnie z ogólnymi zasadami ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, aby legalnie pracować w Polsce, musi posiadać łącznie: 

1. Tytuł pobytowy uprawniający do pracy - co do zasady wiza krajowa z prawem do pracy lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę 

2. Zezwolenie na pracę (najczęściej typ A) lub inne uprawnienie (np. jednolite zezwolenie na pobyt i pracę)

Ważne: Od 1 czerwca 2025 r. osoby przebywające na wizach turystycznych i szeregu innych wizach nie mogą podejmować pracy ani składać wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (szerzej w sekcji „Ograniczenia dotyczące wiz” powyżej).

Ułatwienie dla specjalistów: Niebieska Karta UE (od 1.06.2025)

Dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów z Indii (IT, inżynierowie, kadra zarządzająca) od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe, korzystniejsze zasady Niebieskiej Karty UE (na podstawie ustawy z 20 marca 2025 r.):

• Minimalna długość umowy zawieranej z pracodawcą skrócona z 12 do 6 miesięcy

• Karta ma charakter ogólny - nie jest powiązana z konkretnym stanowiskiem pracy lub pracodawcą (ułatwia mobilność i zmianę pracodawcy)

• Pojęcie wyższych kwalifikacji zawodowych obejmuje zarówno wykształcenie wyższe, jak i kwalifikacje zdobyte poprzez doświadczenie zawodowe

• Posiadacze Niebieskiej Karty UE mają prawo do prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej na zasadach jak obywatele RP

Przy zatrudnianiu osób z krajów trzecich oraz na kontraktach B2B warto poznać ryzyka i pułapki kontraktów B2B w 2026 roku – co warto przewidzieć, aby odpowiednio zabezpieczyć interesy firmy i pracownika.

Przykład z praktyki:
Firma technologiczna z Warszawy chce zatrudnić pana Ramesha - architekta oprogramowania z Bangalore. Pracodawca składa wniosek o Niebieską Kartę UE (wynagrodzenie spełnia wymagany próg). Ramesh ubiega się o wizę w konsulacie RP w New Delhi. Cały proces - od złożenia wniosku do rozpoczęcia pracy - trwa przeciętnie 2-3 miesiące. Biuro rachunkowe powinno z wyprzedzeniem uprzedzić klienta o tym terminie już na etapie planowania rekrutacji.

Przykład z praktyki:
Restauracja z Poznania chce zatrudnić kucharza z Indii na stanowisku, które nie spełnia kryteriów Niebieskiej Karty UE. Konieczne jest zezwolenie na pracę typ A + odpowiedni tytuł pobytowy. Właściciel powinien liczyć się z procesem trwającym od kilku do kilkunastu tygodni, w zależności od obciążenia urzędów.

ZUS - jednolite zasady, różne umowy o zabezpieczeniu

Zasada ogólna

O obowiązku ubezpieczeń społecznych decyduje fakt zawarcia umowy rodzącej taki obowiązek oraz wykonywanie pracy na terytorium Polski - a nie obywatelstwo pracownika.

Cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce podlegają ubezpieczeniom społecznym na takich samych zasadach jak obywatele polscy (podstawa: art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, art. 12 ust. 1 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych):

Wyjątek: Cudzoziemiec będący studentem do 26. roku życia, którego status studenta jest uznawany w Polsce - z tytułu umowy zlecenia nie podlega żadnym ubezpieczeniom (tak samo jak student polski).

Przy obsłudze rozliczeń dla jednoosobowej działalności gospodarczej warto zapoznać się z omówieniem ulg, stawek i terminów ZUS dla JDG w 2026 roku, aby świadomie doradzać klientom oraz rekomendować korzystanie z dostępnych ulg i rozwiązań, które pomagają optymalizować koszty i obowiązki.

Kluczowa różnica: umowa o zabezpieczeniu społecznym

Brak umowy z Gruzją i Indiami oznacza, że lata pracy w Polsce i lata pracy w kraju ojczystym pracownika nie sumują się przy ustalaniu emerytury - to ważna informacja do przekazania klientom i ich pracownikom.

Przykład z praktyki:
Pan Rajesh z Indii pracował w Polsce 4 lata na umowie o pracę, po czym wrócił do kraju. Jego okresy ubezpieczenia w Polsce (4 lata w ZUS) i w Indiach są liczone zupełnie oddzielnie - brak koordynacji systemów. Gdyby na jego miejscu był Ukrainiec, okresy te sumowałyby się przy ustalaniu prawa do polskiej emerytury.

PIT - rezydent czy nierezydent? To kluczowe pytanie

Test rezydencji podatkowej

Przed każdym rozliczeniem cudzoziemca biuro rachunkowe musi odpowiedzieć na jedno pytanie: czy ta osoba jest polskim rezydentem podatkowym?

Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT polskim rezydentem jest osoba, która spełnia przynajmniej jeden z poniższych warunków: 

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) 

• przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Uwaga: Jeżeli dana osoba spełnia kryteria rezydencji w dwóch państwach jednocześnie, zastosowanie mają reguły rozstrzygające (tie-breaker) wynikające z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Jeśli żaden z warunków nie jest spełniony - mamy do czynienia z nierezydentem (art. 3 ust. 2a ustawy o PIT), który podlega opodatkowaniu w Polsce tylko od dochodów osiągniętych na terytorium RP.

Przy rozliczeniach PIT dla cudzoziemców warto również sprawdzić rezydencję podatkową, zakład podatkowy i zasady opodatkowania przy pracy transgranicznej, co szczególnie przydatne jest przy obsłudze osób na kontraktach międzynarodowych.

Jak opodatkować – zależnie od rezydencji i rodzaju umowy

Ważne zastrzeżenie: Stawka 20% z art. 29 ustawy o PIT dotyczy określonych kategorii przychodów nierezydentów (m.in. działalność wykonywana osobiście – art. 13 ustawy o PIT, do którego zalicza się typowe umowy zlecenia). Kluczowa jest prawidłowa kwalifikacja przychodu oraz miejsce wykonywania czynności. W razie wątpliwości konieczna jest szczegółowa analiza.

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO)

Polska ma zawarte umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania ze wszystkimi trzema krajami: 

• Ukraina – umowa z 12 stycznia 1993 r. (Dz.U. 1994 nr 63 poz. 269) 

• Gruzja – umowa z 5 listopada 1999 r. (Dz.U. 2006 nr 248 poz. 1820) 

• Indie – umowa z 21 czerwca 1989 r. (Dz.U. 2014 poz. 513)

Zastosowanie UPO przez płatnika jest możliwe - ale wyłącznie pod warunkiem posiadania certyfikatu rezydencji cudzoziemca. Wynika to wprost z art. 29 ust. 2 ustawy o PIT: zastosowanie stawki podatkowej wynikającej z właściwej UPO lub niepobranie podatku zgodnie z UPO jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca zamieszkania podatnika certyfikatem rezydencji.

Certyfikat rezydencji - praktyczne aspekty: 

• Płatnik może korzystać z kopii certyfikatu (art. 41 ust. 9e ustawy o PIT), jeśli nie ma uzasadnionych wątpliwości co do jej zgodności ze stanem faktycznym 

• Certyfikat może mieć wskazany termin ważności lub być bezterminowy 

• Co do zasady brak certyfikatu rezydencji uniemożliwia płatnikowi zastosowanie postanowień UPO (preferencyjnej stawki lub zwolnienia z poboru). Pobranie podatku według stawki krajowej (art. 29 ust. 1) ogranicza ryzyko po stronie płatnika. Odpowiedzialność płatnika za ewentualne niepobranie podatku zależy od indywidualnych okoliczności i stopnia dochowania należytej staranności (art. 41 ust. 4aa ustawy o PIT).

Kiedy art. 41 ust. 4aa chroni płatnika? Przepis ogranicza odpowiedzialność płatnika za niepobrany podatek, jeśli niepobranie nastąpiło wskutek nieprawdziwych informacji przekazanych przez podatnika. Warunkiem ochrony jest dochowanie należytej staranności - w praktyce: weryfikacja autentyczności certyfikatu rezydencji, sprawdzenie czy dotyczy właściwego okresu i podatnika, udokumentowanie procedury weryfikacji w aktach.

Przy obsłudze płatników zachęcam do zapoznania się z artykułem o certyfikacie rezydencji podatkowej i podatku u źródła (WHT), aby minimalizować ryzyko błędów w rozliczeniach międzynarodowych.

Przykład z praktyki:
Spółka z Łodzi podpisała umowę zlecenia z Tamarą z Gruzji (wykonuje czynności z art. 13 ustawy o PIT). Tamara jest nierezydentem. Spółka pobiera 20% ryczałtu i na koniec roku wystawia IFT-1R. Tamara przynosi certyfikat rezydencji gruzińskiej. Teraz płatnik może sprawdzić, czy UPO z Gruzją przewiduje preferencyjne zasady opodatkowania dla tego rodzaju dochodu. Bez certyfikatu - wyłącznie 20% bez wyjątków.

Przykład z praktyki:
Pan Arjun z Indii pracuje w Polsce od 14 miesięcy na umowie o pracę i mieszka tu z rodziną. Centrum interesów życiowych jest w Polsce - Arjun jest rezydentem. Pracodawca rozlicza go identycznie jak polskiego pracownika: zaliczki wg skali, PIT-11 na koniec roku.

Zatrudnianie cudzoziemców to coraz większe wyzwanie nie tylko od strony formalnej, ale także w codziennych rozliczeniach ZUS i PIT. Właśnie dlatego praktyczne wsparcie Księgobotów pozwoli biurom rachunkowym automatyzować procesy i mieć pewność, że wnioski, powiadomienia czy rozliczenia są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami. Takie i podobne księgowe zadania możesz rozwiązać testując Księgoboty przez 14 dni bezpłatnie po rejestracji na ksiegoboty.pl.