ZAW-FA jak wypełnić i czy można je odwołać?

Czym jest ZAW-FA i po co istnieje?

ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Jego celem jest rozwiązanie konkretnego problemu technicznego: KSeF wymaga uwierzytelnienia, a wiele podmiotów nie może zalogować się do systemu samodzielnie.

Osoba fizyczna prowadząca JDG loguje się do KSeF Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym zawierającym NIP albo PESEL - bez żadnych dodatkowych formalności.

Podmioty niebędące osobami fizycznymi (spółki, fundacje, JST) nie mają Profilu Zaufanego. Jeśli nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP, jedyną drogą do KSeF jest ZAW-FA.

Formularz wyznacza jedną, konkretną osobę fizyczną, która uzyska pełne uprawnienia właścicielskie w systemie: prawo wystawiania faktur, dostęp do faktur zakupowych, a przede wszystkim możliwość nadawania dalszych uprawnień kolejnym pracownikom czy biurom rachunkowym - już drogą elektroniczną, bez kolejnych wizyt w urzędzie.

Podstawa prawna: § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815).

Więcej o założeniach systemu: Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Kto musi złożyć ZAW-FA?

Obowiązek złożenia ZAW-FA dotyczy:

• spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółek komandytowych, spółek jawnych,

• spółek cywilnych (posiadają własny NIP dla celów VAT - traktowane jak podmioty niebędące osobami fizycznymi),

• fundacji i stowarzyszeń,

• jednostek samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa),

- osób fizycznych posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający ani NIP, ani PESEL (np. zagraniczny certyfikat) - w celu zarejestrowania odcisku palca (hash SHA-256) certyfikatu.

Kto NIE musi składać ZAW-FA:

• osoby fizyczne prowadzące JDG - logują się bezpośrednio Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym zawierającym NIP/PESEL,

• podmioty posiadające kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP - pieczęć umożliwia bezpośrednie uwierzytelnienie w KSeF.

Uwaga dla biur rachunkowych

ZAW-FA nie nadaje uprawnień bezpośrednio biuru rachunkowemu. Zawiadomienie wyznacza tylko pierwszą osobę fizyczną po stronie klienta. Dopiero ta osoba może elektronicznie nadać uprawnienia biuru rachunkowemu - poprzez NIP biura lub NIP/PESEL konkretnej osoby - z poziomu interfejsu KSeF.

Bez złożonego ZAW-FA (lub pieczęci elektronicznej) podmiot nie ma dostępu do systemu i nie może ani wystawiać, ani odbierać faktur ustrukturyzowanych.

Dla biur rachunkowych prowadzących wielu klientów pomocny może być również artykuł o onboardingu klienta w biurze rachunkowym oraz o efektywnym delegowaniu zadań w biurze rachunkowym.

Aktualna wersja formularza: ZAW-FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wyłącznie wersja ZAW-FA(3). Wersja ZAW-FA(2) (obowiązywała do 31 stycznia 2026 r.) nie jest już akceptowana.

Od 11 lutego 2026 r. w e-Urzędzie Skarbowym dostępny jest dedykowany interaktywny formularz ZAW-FA(3) - nie trzeba już składać zawiadomienia jako załącznika do Pisma Ogólnego.

Formularz można pobrać z podatki.gov.pl lub wypełnić bezpośrednio w e-Urzędzie Skarbowym (zakładka: Dokumenty > Złóż dokument > Zawiadomienie ZAW-FA).

Jak wypełnić ZAW-FA(3) - sekcja po sekcji

Formularz wypełnia się dużymi, drukowanymi literami, czarnym lub niebieskim kolorem. Składa się z pięciu sekcji: A, B, C, D i E. Pola jasne wypełnia podmiot składający zawiadomienie; pola ciemne (nr 2 i 3) wypełnia urząd.

Pole 1 - NIP podmiotu (pole kluczowe - wypełnij jako pierwsze)

Najczęstszy błąd przy składaniu ZAW-FA: W polu 1 wpisz NIP spółki, fundacji lub jednostki samorządu terytorialnego - nie NIP prezesa, wspólnika ani osoby podpisującej formularz. Wpisanie prywatnego NIP osoby fizycznej zamiast NIP podmiotu skutkuje nadaniem uprawnień do ewentualnej JDG tej osoby - nie do KSeF podmiotu - albo odrzuceniem formularza przez urząd.

Sekcja A - Miejsce i cel składania

Pole 5: Właściwy naczelnik urzędu skarbowego - według siedziby podmiotu (spółki, fundacji itd.), a nie miejsca zamieszkania osoby podpisującej.

Pole 6: Cel złożenia zawiadomienia - cztery opcje:

Sekcja B - Dane podatnika lub podmiotu

Pole 7: Typ składającego - trzy warianty:

• podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka),

• organ egzekucyjny (zaznacza się łącznie z pierwszym wariantem),

• osoba fizyczna - wyłącznie gdy zgłasza odcisk palca własnego podpisu kwalifikowanego niezawierającego NIP ani PESEL (opcja 4 w polu 6).

Pole 8: Pełna nazwa podmiotu lub nazwisko i imię osoby fizycznej.

Pole 9: Numer telefonu - nieobowiązkowy (zgodnie z objaśnieniem nr 8 do formularza).

Pole 10: Adres e-mail - obowiązkowy (objaśnienie nr 9). Na ten adres system przesyła informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień.

Sekcja C - Dane osoby uprawnionej

Sekcję C wypełnia się przy nadaniu lub odebraniu uprawnień konkretnej osobie. Nie wypełnia się jej, gdy zaznaczono opcję 3 lub 4 w polu 6.

Pole 11: Rodzaj identyfikatora - NIP, PESEL lub brak (dla nierezydentów)

Pole 12: Numer NIP lub PESEL

Pole 13-14: Nazwisko i imię osoby uprawnionej

Pole 15-18: Dane dokumentu tożsamości - tylko dla nierezydentów bez NIP/PESEL

Pole 19: Numer telefonu - nieobowiązkowy (objaśnienie nr 11)

Pole 20: Adres e-mail - obowiązkowy (objaśnienie nr 12) - automatyczne powiadomienie z systemu

Ważne: Osobą uprawnioną może być dowolna osoba fizyczna - nie musi być wpisana do KRS jako członek zarządu. Może to być księgowa, pracownik biura rachunkowego, pełnomocnik. W jednym formularzu wskazuje się tylko jedną osobę.

Sekcja D - Hash SHA-256 (Pole 21)

Sekcję D wypełnia się w trzech przypadkach:

W polu 6 zaznaczono opcję 4 - zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu/pieczęci elektronicznej podatnika.

W polu 6 zaznaczono opcję 1 (nadanie uprawnień), a osoba wskazana w sekcji C uwierzytelnia się wyłącznie podpisem kwalifikowanym niezawierającym NIP ani PESEL (np. zagraniczny certyfikat). W takim przypadku sekcja C i sekcja D wypełniane są łącznie.

Ważne: W polu 21 podaje się 64-znakowy ciąg (hash SHA-256). Skrót uzyskuje się z aplikacji dostawcy podpisu kwalifikowanego - należy wybrać algorytm SHA-256, wymóg stosowania wyłącznie tego algorytmu wynika wprost z § 5 ust. 2 pkt 3 lit. d rozporządzenia MFiG w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815).

Wartość należy skopiować, a nie przepisywać ręcznie.

Każda zmiana certyfikatu podpisu lub pieczęci wymaga złożenia nowego ZAW-FA z zaktualizowanym hashem.

Sekcja E - Podpis

Podpisuje się osoba lub osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu - zgodnie z KRS lub umową spółki.

Reprezentacja jednoosobowa: podpisuje jedna osoba.

Reprezentacja łączna: podpisują wszystkie wymagane osoby (np. dwaj członkowie zarządu albo członek zarządu łącznie z prokurentem). Brakujący choćby jeden podpis skutkuje wezwaniem do uzupełnienia lub odrzuceniem formularza.

Reprezentacja wieloosobowa (powyżej 4 osób): pozostałe osoby wymienia się w dodatkowym formularzu ZAW-FA, zaznaczając odpowiednio pole 4.

Działanie przez pełnomocnika ogólnego (PPO-1) - dwa scenariusze:

1. Ścieżka e-US (zalecana): Pełnomocnik ogólny (PPO-1) może złożyć ZAW-FA za podmiot niebędący osobą fizyczną przez e-Urząd Skarbowy - w zakresie nadawania uprawnień, odbierania uprawnień oraz zgłaszania danych unikalnych. Potwierdza to komunikat MF z 11.02.2026 r. na ksef.podatki.gov.pl.

2. Forma papierowa przy reprezentacji łącznej: PPO-1 nie zastępuje podpisu wymaganego od osób uprawnionych do reprezentacji zgodnie z KRS. Przy formie papierowej z reprezentacją łączną konieczne są wszystkie wymagane podpisy reprezentantów.

Preferowana ścieżka dla podmiotów działających przez pełnomocnika ogólnego: złożenie ZAW-FA przez e-US.

Gdzie i jak złożyć ZAW-FA?

Od 1 stycznia 2026 r. ZAW-FA składane przez ePUAP nie jest uznawane za skutecznie doręczone do organu podatkowego ani organu KAS.

Obowiązują trzy skuteczne ścieżki: ### Ścieżka 1 - e-Urząd Skarbowy (zalecana) Dostępna od 11 lutego 2026 r. na e-urzadskarbowy.gov.pl.

1. Zaloguj się (Profil Zaufany, bankowość elektroniczna lub kwalifikowany podpis elektroniczny).

2. Przejdź do: Dokumenty > Złóż dokument > Zawiadomienie ZAW-FA.

3. Wypełnij interaktywny formularz bezpośrednio w systemie.

4. Podpisz i wyślij.

Przy reprezentacji wieloosobowej wszystkie wymagane osoby muszą podpisać formularz elektronicznie. Pełnomocnik ogólny (PPO-1) może złożyć ZAW-FA przez e-US w imieniu podmiotu.

Ścieżka 2 - e-Doręczenia

Formularz podpisany elektronicznie przez wszystkich uprawnionych, wysłany za pośrednictwem systemu e-Doręczeń do właściwego urzędu skarbowego.

Ścieżka 3 - Papierowo

Osobiście w biurze podawczym właściwego urzędu skarbowego lub pocztą tradycyjną. Warto zachować potwierdzenie złożenia lub nadania.

Po pozytywnej weryfikacji formalnej dane są wprowadzane do systemu KSeF, a na adresy e-mail wskazane w polach 10 i 20 wysyłane jest automatyczne potwierdzenie.

Czy można odwołać złożone ZAW-FA?

Odpowiedź jest jednoznaczna: nie, złożonego ZAW-FA nie można wycofać.

Polskie przepisy nie przewidują procedury “cofnięcia” złożonego zawiadomienia. Jeśli formularz zawiera błędy i urząd stwierdzi braki formalne, skontaktuje się z podatnikiem w celu wyjaśnienia - wtedy należy złożyć nowe, poprawione zawiadomienie.

Scenariusz 1 - Zmiana osoby uprawnionej (odejście z firmy)

• Droga A - elektronicznie w KSeF (szybsza): Jeśli w systemie istnieje inny użytkownik z uprawnieniami właścicielskimi, może odebrać uprawnienia poprzedniej osobie bezpośrednio z interfejsu KSeF. Nie wymaga to składania kolejnego ZAW-FA.

• Droga B - nowe ZAW-FA z opcją odebrania uprawnień: Jeśli w systemie nie ma innego administratora:

Wypełnij nowe ZAW-FA z celem 1 (nadanie uprawnień nowej osobie) i złóż je do urzędu.

Po potwierdzeniu nadania uprawnień - nowa osoba loguje się do KSeF.

Złóż kolejne ZAW-FA z celem 2 (odebranie uprawnień poprzedniej osobie) lub celem 3 (odebranie wszelkich uprawnień).

Scenariusz 2 - Nadanie uprawnień dodatkowej osobie

Złożenie nowego ZAW-FA z celem “nadanie uprawnień” dla nowej osoby nie usuwa automatycznie uprawnień poprzedniej. Obie osoby będą aktywne w systemie jednocześnie.

Krytyczna pułapka: Zanim odbierzesz uprawnienia jedynej osoby w systemie, najpierw nadaj je komuś innemu. Jeśli odebranie uprawnień jedynego administratora nastąpi przed wyznaczeniem następcy, podmiot straci dostęp do konta KSeF. Jedyną drogą powrotu będzie ponowne złożenie ZAW-FA.

Terminy - harmonogram obowiązku KSeF

ZAW-FA składa się jednorazowo. Uprawnienia nadane tym formularzem obowiązują bezterminowo i nie wymagają odnowienia. Nowe ZAW-FA jest potrzebne jedynie w przypadku zmiany osoby uprawnionej, odebrania uprawnień lub zmiany certyfikatu podpisu (nowy hash SHA-256).
Pamiętaj, że korzystanie z KSeF wiąże się też z nowymi zasadami odliczania VAT. Sprawdź, kiedy odliczyć VAT z faktury KSeF i jak prawidłowo oznaczać dokumenty w JPK_V7 - oznaczenia JPK_V7: OFF, BFK, DI, NrKSeF.

Dobre praktyki dla biur rachunkowych

Wskaż co najmniej dwie osoby z uprawnieniami właścicielskimi po stronie klienta. Pierwszą wyznacza ZAW-FA; drugą - ta pierwsza osoba, już elektronicznie z poziomu KSeF.
Ustal procedurę offboardingu. Rotacja pracowników to rzeczywistość - warto mieć jasny protokół: kto i w jakim terminie odbiera uprawnienia osobom odchodzącym z firmy klienta.
Przy nadawaniu uprawnień biuru - rozważ NIP biura zamiast PESEL konkretnego pracownika. Uprawnienie przypisane do NIP biura rachunkowego pozostaje aktywne niezależnie od zmian kadrowych wewnątrz biura.
Pamiętaj: ZAW-FA to tylko “pierwsze wejście”. Dalsze zarządzanie uprawnieniami odbywa się elektronicznie w interfejsie KSeF.
Warto też zadbać o prawidłową weryfikację faktur po stronie biura - przeczytaj o weryfikacji faktur w biurze rachunkowym w kontekście nowych wymogów KSeF.

Lista kontrolna przed wysyłką

☐ Pole 1 - NIP spółki/podmiotu (nie NIP prezesa, nie NIP wspólnika, nie NIP księgowej)

☐ Pole 5 - urząd skarbowy właściwy dla siedziby podmiotu

☐ Pole 6 - właściwy cel (opcja 1 / 2 / 3 / 4)

☐ Pole 10 - adres e-mail podmiotu (obowiązkowy wg objaśnienia nr 9 formularza)

☐ Pole 20 - adres e-mail osoby uprawnionej (obowiązkowy wg objaśnienia nr 12 formularza)

☐ Sekcja E - liczba podpisów zgodna z KRS lub umową spółki cywilnej

☐ Sekcja D (jeśli wypełniana) - hash SHA-256 (64 znaki), skopiowany, nie przepisywany

☐ Wersja formularza: ZAW-FA(3), nie ZAW-FA(2)

☐ Kanał złożenia: e-US, e-Doręczenia lub papierowo - NIE ePUAP (nieskuteczne od 1 stycznia 2026 r.)

Jeżeli w codziennej pracy napotykasz podobne kwestie związane z obsługą KSeF i zarządzaniem uprawnieniami, zobacz jak Księgoboty mogą wesprzeć Twoje biuro. Automatyzujesz obsługę dokumentów, pilnujesz zgodności i możesz liczyć na sprawdzone mechanizmy bezpieczeństwa. Zarejestruj się na ksiegoboty.pl i wypróbuj system przez 14 dni całkowicie za darmo - bez zobowiązań i ryzyka.