Od 1 stycznia 2027 r. z obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur znika ostatnia grupa podatników korzystających z okresu przejściowego - ci, którzy przez 2026 rok wystawiali faktury poza KSeF na podstawie miesięcznego limitu 10 000 zł. Dla biur rachunkowych oznacza to konkretne zadanie: zidentyfikować tę grupę w swoim portfelu i doprowadzić ją do gotowości operacyjnej przed końcem roku.
Skąd pochodzi limit 10 000 zł i jak dokładnie działa
Możliwość wystawiania faktur poza KSeF przez podatników o niewielkiej skali sprzedaży wynika wprost z ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 145m ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. 2026 poz. 1263): „w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.”
Przepis ten obowiązuje wyłącznie do 31 grudnia 2026 r. Z dniem 1 stycznia 2027 r. całkowicie wygasa - bez żadnych dalszych przedłużeń.
Kluczowe jest to, co wlicza się do tego progu. Liczy się wyłącznie wartość faktur, które podatnik jest zobowiązany wystawić w KSeF - a więc faktury B2B wystawiane na rzecz podatników posiadających polski NIP (podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych). Do limitu nie wlicza się faktur konsumenckich (B2C), sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej, paragonów z NIP do 450 zł ani faktur wystawianych dla podmiotów zagranicznych nieposiadających polski NIP. To rozróżnienie jest w praktyce często pomijane przez klientów biur rachunkowych, co prowadzi do błędnego szacowania własnej pozycji względem progu.
Mechanika przekroczenia progu - bez powrotu
Tutaj kryje się najczęściej nierozumiana część przepisu. Art. 145m ust. 2 ustawy o VAT stanowi: „podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.”
Oznacza to, że przekroczenie progu 10 000 zł nie działa jak miesięczny reset. Działa jak próg bezzwrotny. Gdy łączna wartość faktur „ksefiowych” w danym miesiącu przekroczy 10 000 zł, obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od razu - od tej konkretnej faktury, która przekroczyła limit. I co kluczowe: obowiązek ten nie cofa się, nawet jeśli w kolejnych miesiącach sprzedaż będzie znacznie niższa.
Innymi słowy - klient, który przekroczył próg w czerwcu 2026 r., od tego momentu miał i ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, niezależnie od wartości sprzedaży w lipcu, sierpniu czy grudniu. Jeśli tego nie robił - wystawiał faktury poza systemem bezprawnie.
Drugi element tej mechaniki, równie ważny: obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie powstaje na początku następnego miesiąca po przekroczeniu - powstaje od razu, od faktury, która przekroczyła próg. Jeśli klient nie ma skonfigurowanego dostępu do KSeF i odpowiedniego oprogramowania w momencie wystawienia tej faktury, jest w sytuacji trudnej do naprawienia wstecz.
Kto w portfelu biura może być w tej sytuacji nieświadomie
Klienci biur rachunkowych najczęściej wystawiają faktury samodzielnie, we własnych programach, poza systemami używanymi przez biuro. Biuro widzi wyniki sprzedaży retrospektywnie - przy sporządzaniu JPK lub deklaracji. W tym oknie może dojść do sytuacji, w której klient przekroczył próg 10 000 zł w jednym z miesięcy 2026 roku, nie zdawał sobie z tego sprawy, nie wystawiał faktur w KSeF i nadal ich nie wystawia.
Szczególnie narażona jest ta grupa klientów, która:
prowadzi sprzedaż mieszaną (B2B i B2C) i myli całą sprzedaż z tą wliczaną do limitu,
wystawia faktury nieregularnie - z miesiąca na miesiąc wartości mocno się wahają,
obsługuje jednorazowo większe zlecenia - jedna faktura może przekroczyć próg samodzielnie,
nie monitoruje bieżącej sumy faktur „ksefiowych” w trakcie miesiąca.
Stan prawny na dziś: obowiązek od 1.01.2027, kary odroczone do 31.12.2027
Warto wyraźnie rozdzielić dwie kwestie, które są często mylone.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF - dla klientów korzystających z limitu 10 000 zł - powstaje z dniem 1 stycznia 2027 r. To wynika wprost z wygaśnięcia art. 145m ust. 1 ustawy o VAT. Termin jest pewny i ostateczny.
Kary pieniężne za błędy w stosowaniu KSeF (uregulowane w art. 106ni ustawy o VAT) są natomiast odroczone. Komunikatem z 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów poinformowało o odroczenia stosowania kar do 31 grudnia 2027 r. i wskazało, że wymaga to odpowiednich zmian ustawowych. Oznacza to, że kary administracyjne za wystawianie faktur poza KSeF wbrew obowiązkowi nie będą formalnie stosowane przez cały 2027 rok.
Nie jest to jednak powód do odkładania przygotowań. Odroczenie kar nie oznacza odroczenia obowiązku. Krajowa Administracja Skarbowa będzie monitorować stosowanie systemu, a wystawianie faktur poza KSeF przez podatnika zobowiązanego do korzystania z systemu może być traktowane jako nierzetelne dokumentowanie transakcji - z wszelkimi konsekwencjami podatkowymi z tego wynikającymi.
Checklista dla biura rachunkowego - działania przed końcem 2026 r.
Poniżej lista działań, które powinieneś wykonać dla każdego klienta z grupy korzystającej z odroczenia na podstawie limitu miesięcznego:
Zidentyfikuj tę grupę w swoim portfelu. Które firmy korzystały z możliwości wystawiania faktur poza KSeF na podstawie limitu 10 000 zł? To punkt wyjścia do całej dalszej weryfikacji.
Sprawdź, czy klient w 2026 r. nie przekroczył już limitu. Przejrzyj faktury B2B wystawione przez klienta od 1 kwietnia 2026 r. Czy w którymś miesiącu łączna wartość brutto faktur „ksefiowych” przekroczyła 10 000 zł? Jeśli tak - klient powinien wystawiać w KSeF już od tego momentu. Jeśli nie wystawiał - to jest problem wymagający oceny i ewentualnego działania.
Zweryfikuj uprawnienia w KSeF. Klient powinien mieć skonfigurowane uprawnienia w KSeF - weryfikacja tego stanu jest niezbędna niezależnie od momentu powstania obowiązku po jego stronie. Czy ma nadane uprawnienia przynajmniej do odbioru? Czy biuro ma dostęp w jego imieniu? Sprawdź, jak nadać biuru rachunkowemu dostęp do KSeF.
Sprawdź oprogramowanie klienta. Czy program, w którym klient wystawia faktury, jest zintegrowany z KSeF i gotowy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych - nie tylko ich odbioru? To są dwie różne funkcjonalności i nie każde oprogramowanie ma obie.
Wytłumacz klientowi mechanikę limitu. Szczególnie kwestię braku „resetu” po przekroczeniu progu i natychmiastowości obowiązku od faktury przekraczającej próg. Wielu klientów myśli o limicie jako o zasadzie miesięcznej - to błąd.
Nadaj lub zaktualizuj uprawnienia dla biura. Jeśli masz obsługiwać wystawianie faktur w imieniu klienta, uprawnienia muszą być skonfigurowane i przetestowane przed 1 stycznia 2027 r. Skorzystaj z wiedzy o tym, jak wygląda formularz ZAW-FA - jak go wypełnić i czy można odwołać.
Ustal z klientem procedurę na styczeń 2027 r. Kto wystawia, w jakim systemie, jak kontroluje się poprawność przesłania faktury do KSeF. Styczeń to pierwszy miesiąc bez żadnej furtki.
Dlaczego warto działać teraz
Klienci z grupy „poniżej 10 000 zł” to często mali przedsiębiorcy, którzy przez 2026 rok nie musieli aktywnie korzystać z KSeF do wystawiania faktur. Mogą być zupełnie nieprzygotowani na zmianę - zarówno technicznie, jak i proceduralnie. Dla biura rachunkowego to szansa na proaktywną komunikację i realne wsparcie klienta, zanim problem się zmaterializuje.
Przegląd portfela, krótka rozmowa z każdym z tych klientów i weryfikacja stanu uprawnień i oprogramowania to praca, którą można zaplanować i wykonać spokojnie - ale tylko wtedy, gdy zaczyna się odpowiednio wcześnie.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje biuro jest gotowe na kolejne zmiany w KSeF i zależy Ci na automatyzacji codziennych procesów - wypróbuj Księgoboty. Po rejestracji na ksiegoboty.pl możesz testować rozwiązanie przez 14 dni bez opłat.
